La Protection des Renseignements Personnels

1. INTRODUCTION

Le Système informatisé sur les stagiaires post M.D. en formation clinique (RCEP) prend très au sérieux la confidentialité des renseignements concernant les médecins. RCEP et l'Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), dont RCEP est une division, s'emploient de longue date à appliquer une politique des plus à jour sur la protection des renseignements personnels concernant les médecins, de façon à ce que les activités de collecte, d'utilisation, de divulgation, de conservation et d'élimination desdits renseignements respectent les règles de l'art en la matière.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels a été élaborée à la lumière des 10 principes contenus dans le code type de protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation. Ces 10 principes s'entendent de ceux énoncés ci après.

La responsabilité de RCEP vis à vis des pratiques en vigueur de protection des renseignements personnels;

• les buts qui président à la collecte de renseignements sur les médecins et la nature des renseignements recueillis;
• la façon d'obtenir le consentement des intéressés relativement à la façon de traiter les renseignements concernant les médecins;
• la façon d'utiliser les renseignements concernant les médecins;
• les méthodes de RCEP concernant la sécurité, la conservation et l'élimination des renseignements concernant les médecins;
• les mesures visant à s'assurer de l'exactitude des renseignements recueillis de façon à répondre adéquatement aux besoins de RCEP;
• le droit d'un médecin de consulter les renseignements le concernant et d'exiger, le cas échéant, que des corrections leur soient apportés;
• la façon dont les médecins peuvent obtenir des réponses à des questions ou soumettre des préoccupations à propos de la façon dont RCEP utilise les renseignements concernant les médecins et/ou ses pratiques de conformité à la présente politique de protection des renseignements personnels; et
• les modifications à la présente politique de protection des renseignements personnels.

La politique de RCEP sur la protection des renseignements personnels est disponible sur le site Web de l'organisme ainsi que sur demande.

2. PORTÉE

La présente PPRP s'applique à tous les renseignements concernant les médecins que conserve CAPER ou sur lesquels ce dernier exerce un contrôle.

3. DÉFINITIONS

Les définitions qui suivent ont été élaborées aux fins d'expliciter les termes couramment utilisés dans le contexte de la présente politique sur la protection des renseignements personnels (PPRP).

• « Collecte » s'entend du fait de réunir, d'acquérir ou d'obtenir des renseignements sur des médecins, soit auprès des médecins eux mêmes ou soit auprès de tierces parties (voir la définition de « source de données », ci dessous), le tout par un quelconque moyen licite.
• « Consentement » s'entend d'un accord donné volontairement à l'endroit d'une activité courante ou proposée. Le consentement peut être exprès ou implicite et doit dans tous les cas être fondé sur une information pertinente. Le consentement exprès est consenti explicitement, par écrit. Dans certaines circonstances, le consentement peut être donné implicitement par une personne, par exemple lorsque celle ci retourne un questionnaire dûment rempli.
• « Source de données » s'entend d'une organisation canadienne qui recueille de l'information auprès des médecins dans le cours de différents processus : traitement de demandes d'adhésion, évaluation, formation ou délivrance de licences de médecine. Les sources de données incluent les ordres provinciaux/territoriaux de médecins, le Conseil médical du Canada (CMC), les centres d'évaluation des diplômés internationaux de médecine (DIM), l'Association médicale canadienne et les 17 facultés canadiennes de médecine.
• « Divulgation » s'entend de la diffusion de données identifiables sur un médecin et ce, à toute entité autre que ce médecin ou la source de données.
• « Renseignements concernant les médecins » s'entend de toute information permettant d'identifier un médecin et autre que le nom de ce dernier, son titre, son adresse d'affaires ou encore son numéro de téléphone d'affaires.
• « Utilisation » s'entend du traitement de renseignements concernant les médecins.

4. PRINCIPES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONCERNANT LES MÉDECINS

4.1 PRINCIPE 1 - RESPONSABILITÉ

4.1.1 La Gestionnaire de CAPER est responsable du respect de la présente politique de protection des renseignements personnels. Les coordonnées de la Gestionnaire sont les suivantes :

Système informatisé sur les stagiaires post M.D. en formation clinique

a/s Association des facultés de médecine du Canada

2733 chemin Lancaster, bureau 100

OTTAWA ON K1B 0A9

À l'attention de : Gestionnaire, RCEP

Téléphone : (613) 730-1204

Télécopieur : (613) 730-1196

Courriel : caper@afmc.ca

Alors que la responsabilité première du respect de la PPRP incombe à la Gestionnaire, les autres membres du personnel de RCEP demeurent responsables des activités courantes de collecte et de traitement des renseignements concernant les médecins ou encore de prendre de temps à autre pour le compte de la Gestionnaire certaines mesures en rapport avec ladite politique.

4.1.2 Les membres de RCEP sont responsables des renseignements concernant les médecins dont ils ont le contrôle.

4.1.3 RCEP a adopté des politiques et des pratiques aux fins de s'acquitter de son engagement envers les médecins concernant la protection des renseignements personnels, y compris :

• des processus visant à garantir la sécurité des renseignements concernant les médecins (voir principe 4.7 ci après);
• des procédures d'enquête et de traitement des plaintes (voir principes 4.9 et 4.10 ci après);
• des mesures de formation du personnel en matière de protection des renseignements personnels concernant les médecins, et
• l'élaboration de documents d'information aux fins d'expliquer la politique et les procédures de RCEP en matière de protection des renseignements personnels.

4.2 PRINCIPE 2 - DÉTERMINATION DES BUTS

4.2.1      RCEP peut recueillir tout ou partie des renseignements ci après concernant les médecins :

• renseignements d'identification (nom, date de naissance) : ces renseignements sont utilisés pour apparier les dossiers provenant de multiples sources, mais ne seront pas conservés dans le dossier du médecin visé, comme le précise la section 4.5.3;
• renseignements d'ordre démographique : sexe, statut juridique, pays de citoyenneté;
• diplôme de médecine : université, pays et date d'obtention;
• formation postdoctorale à l'extérieur du Canada : domaine de formation;
• pratique médicale à l'extérieur du Canada : pays, réussite ou non de l'examen d'évaluation du CMC pour les diplômés d'écoles de médecine de l'étranger; réussite ou non des examens d'aptitude du CMC (LCMC I et II);
• formation postdoctorale au Canada : faculté, domaine, niveau, source de financement;
• obtention d'une licence de médecine au Canada : données, catégorie, province;
• lieu de pratique au Canada : code postal du lieu de pratique des médecins;
• type de pratique au Canada : pratique spécialisée, affiliation à une université, niveau d'activité (heures de travail par semaine) et genre de pratique (groupe, clinique, indépendante, etc.).

4.2.2 RCEP recueille sur les médecins les renseignements mentionnés à la section 4.2.1 de la présente PPRP dans le but de préparer des données agrégées qui seront versées dans des publications comme le « Recensement annuel de RCEP sur les stagiaires post M.D.», les « Rapports provinciaux de RCEP » et les « Tableaux de RCEP concernant les domaines individuels de formation ». Des tableaux de données sont également diffusés par l'entremise du site Web de RCEP, à l'adresse suivante : www.caper.ca. Les données agrégées fournissent une base de planification et d'analyse des effectifs de médecins et elles sont utilisées par Santé Canada, les ministères provinciaux et territoriaux de la Santé et les organisations médicales nationales à titre de complément des données nécessaires à la planification des ressources en médecins ainsi qu'à l'appui de la planification des programmes d'enseignement destinés aux futures ressources en médecins au Canada. Les données publiées par RCEP ont trait à tous les nouveaux médecins potentiels ouvrant au Canada, qu'il s'agisse de ceux qui ont obtenu leur diplôme de médecine au Canada même ou de ceux qui l'ont obtenu à l'extérieur du Canada. Les données en question sont également utilisées sur un formulaire dépersonnalisé, à l'appui de projets de recherche qui s'inscrivent dans le cadre du mandat de RCEP.

4.2.3 RCEP consent tout effort raisonnable pour s'assurer que toute source de données recueillant les renseignements concernant les médecins pour le compte de RCEP soit en mesure d'expliquer de façon adéquate aux médecins les buts poursuivis par la collecte de ces informations.

4.3 PRINCIPE 3 - CONSENTEMENT

4.3.1 Sous réserve de tous droits et obligations légaux applicables, les sources de données devront obtenir le consentement (exprès ou implicite, selon le cas) des médecins aux fins de recueillir et d'utiliser des renseignements concernant ces derniers qui sont énumérés au principe 4.2 ci dessus et ce consentement devra être obtenu avant toute divulgation desdits renseignements à RCEP.

4.4 PRINCIPE 4 - COLLECTE LIMITÉE DE RENSEIGNEMENTS

4.4.1 RCEP ne recueillera que les renseignements concernant les médecins dont il a besoin pour atteindre les buts énoncés à la section 4.2.2 de la présente PPRP. RCEP ne recueillera des renseignements concernant les médecins que par des moyens justes et licites.

4.5 PRINCIPE 5 - RESTRICTIONS D'UTILISATION, DE DIVULGATION ET DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

4.5.1 Les renseignements concernant les médecins sont utilisés par un nombre limité de membres du personnel de RCEP aux fins de s'acquitter de leurs fonctions, le tout selon le principe du « besoin de savoir ». Les données identifiables concernant les médecins qui sont recueillies par RCEP sont uniquement utilisées par ce dernier pour fins d'agrégation des données en question et de saisie dans les rapports de l'organisme ou encore à l'appui d'activités de recherche décrites à la section 4.2.2 de la présente PPRP.

4.5.2 RCEP ne divulgue pas à des tierces parties des renseignements identifiables concernant les médecins.

4.5.3 RCEP conserve et élimine les renseignements concernant les médecins en conformité avec sa politique en la matière. Les renseignements concernant les médecins qui ne servent plus à atteindre des buts poursuivis par RCEP sont détruits, effacés ou autrement dépersonnalisés.

4.6 PRINCIPE 6 - EXACTITUDE

4.6.1 RCEP s'assurera que les renseignements concernant les médecins dont il a le contrôle soient suffisamment exacts, complets et à jour pour lui permettre d'atteindre les buts décrits à la section 4.2.2 de la présente PPRP.

4.7 PRINCIPE 7 - MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS

4.7.1 RCEP protège les renseignements concernant les médecins dont il a le contrôle par des mesures appropriées au degré de sensibilité des renseignements en question. Ces mesures sont conçues pour protéger lesdits renseignements, quelle que soit la forme sous laquelle ils se présentent, contre la perte ou le vol ainsi que contre l'accès, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisés.

4.8 PRINCIPE 8 - INFORMATION COMPLÉMENTAIRE

4.8.1 De l'information additionnelle concernant la présente PPRP et les procédures connexes peut être obtenue sur demande ou dans le site Web de RCEP.

4.9 PRINCIPE 9 - ACCÈS INDIVIDUEL

4.9.1 Sous réserve des droits et obligations légaux de RCEP et sous réserve également de la réception par la Gestionnaire d'une demande écrite d'accès à des renseignements sur un médecin, RCEP informera le médecin requérant qu'il possède et utilise des renseignements le concernant et, le cas échéant, autorisera ledit médecin à consulter les renseignements détenus ou contrôlés par RCEP. Tout médecin soumettant une telle requête d'accès doit fournir suffisamment d'information avec sa requête pour permettre à RCEP de déterminer si les renseignements en question existent et sont utilisés. Toute information que communique RCEP à un médecin qui a soumis une requête d'accès à des renseignements doit être formulée en termes généralement compréhensibles.

4.9.2 CAPER donnera suite à une telle requête dans des délais raisonnables et dans tous les cas au plus trente (30) jours à compter de la réception de la requête en question. RCEP peut repousser l'échéance précitée d'une autre période de trente (30) jours si le fait de répondre au requérant à l'intérieur de la première période de trente (30) jours risque de compromettre indûment les activités de RCEP ou encore si le temps nécessaire à la tenue de toute consultation jugée nécessaire pour répondre au requérant ne permet pas de respecter le premier délai. RCEP signifiera alors par écrit au médecin requérant toute prolongation de la période de réponse au plus tard trente (30) jours après la réception de sa requête.

4.9.3 Si un médecin démontre à la satisfaction de RCEP que des renseignements le concernant sont inexacts ou incomplets, les modifications appropriées seront apportées. Ces modifications pourraient comprendre la rectification, la suppression ou l'ajout de renseignements concernant le médecin visé.

4.10 PRINCIPE 10 - CONTESTATION DE LA CONFORMITÉ À LA PRÉSENTE PPRP

4.10.1 Dans le cas où un médecin souhaiterait s'enquérir ou déposer une plainte à l'égard des pratiques de traitement des renseignements concernant les médecins appliquées par RCEP, ou encore à propos de la conformité de ce dernier vis à vis de la présente PPRP, ce médecin devra présenter par écrit sa demande de renseignements ou sa plainte à la Gestionnaire, aux coordonnées qui apparaissent à la section 4.1.1 de la présente politique. La Gestionnaire informera le président du Conseil de la situation et veillera à investiguer toutes les plaintes ainsi qu'à répondre à toutes les demandes écrites d'information. Si le président du Conseil le juge approprié, une tierce partie indépendante pourrait être priée de répondre à la plainte. Si la plainte est justifiée, RCEP prendra toutes les mesures raisonnables pour modifier sa politique ou ses procédures en matière de protection des renseignements personnels ainsi que pour apporter au processus connexe toute autre mesure corrective qui sera jugée nécessaire.

5. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE CAPER

RCEP se réserve le droit de modifier la présente PPRP ou d'y suppléer, sous réserve de la publication dans des délais raisonnables d'un avis concernant les changements en question, motifs à l'appui.